NCS - 자원관리능력 워크북(2)

과거에 비해 우리는 점점 더 바쁘게 살게 되었으며, 그럴수록 시간을 어떻게 관리해야 하는가에 대한 중요성이 커지고 있다. 시간관리란 각자가 개인이나 사회생활을 하는 데 있어서 각자의 습관이나 개성, 삶의 목표에 맞는 일정을 만들고 그에 따라 시간을 유용하게 사용하여 좋은 결과를 거두는 기술을 의미한다.

또한, 시간관리는 개인이 처해진 상황이나 목표뿐 아니라 인생관, 행복감의 크기도 각각 다르고 원하는 것도 다르기 때문에 개별적인 것이다. 자신이 진정 원하는 것이 무엇인지에 따라 그것을 중심으로 생활을 설계하는 것이 효율적인 시간관리를 위해 좋은 방법이 될 수 있다. 그리고 이를 위해 새로운 기술을 익히고 잘못된 습관을 바로 잡으면서 자신에게 맞는 시간관리를 찾아내는 것이다(성공적인 직장생활, 2011).

우리가 시간관리를 해야 하는 진정한 이유는 시간의 통제가 아니라 시간을 효과적으로 관리함으로써 삶의 여러 가지 문제를 개선하는데 있다. 그 중 스트레스 관리, 균형적인 삶, 생산성 향상, 목표 성취가 대표적인 예이다.

 

 

● 스트레스가 줄어든다.

사람들은 짧은 시간 동안 너무 많은 것을 하려하면 조급한 마음에 스트레스를 받게 된다. 이때는 급하게 결정을 내리거나, 부담감을 안고 행동을 취하게 되는 경우가 많다. 모든 생각과 행동에는 시간이 필요하다. 그리고 시간을 필요로 하는 모든 생각과 행동은 시간을 낭비할 소지를 갖고 있다. 어떤 일을 하는데 예상했던 것보다 더 많은 시간이 걸렸다면 그건 시간을 낭비한 것이다. 또한 낭비한 시간 때문에 그날 해야 할 다른 일을 해야할 시간이 부족해진다면 스트레스를 받게 된다. 이처럼 시간 낭비 요인은 잠재적인 스트레스 유발요인이라 할 수 있으며, 이런 경우 시간관리를 통하여 일에 대한 부담을 줄이는 것이 스트레스를 줄이는 효과적인 접근이라 할 수 있다.

 

 

● 균형적인 삶을 살 수 있다.

요즘 사람들은 성공을 위해서 쉬지 않고 달려가는 사람들이 매우 많다. 일중독자(workaholic)라는 말이 생겨났을 정도로 많은 사람들이 직장 생활에 파묻혀 살고 있다. 또한 요즘 같은 모바일 환경에서는 집에서도 일을 끊기 어렵고 세계적인 대기업에 근무하는 직원들은 다른 국가, 다른 시간대에서 일하고 있는 동료들과 계속 접촉해야하는 압력을 받기도 한다. 하지만 이러한 사람들 대부분은 정해진 근무시간 내에 일을 끝내지 못해 남들보다 오랜 시간 일을 하는 사람들이다.

일을 하다 보면 야근을 해야 하는 경우가 종종 발생하곤 한다. 장시간 일을 한다는 것은 일중독자일 가능성이 있다는 점을 의미하지만, 여기서 중요한 것은 장시간 일을 한다는 것 자체가 아니라, 많은 사람들이 잘못된 시간관리 행동들을 하는 것이다.

일을 많이 하는 모든 사람들이 그런 것은 아니지만, 사실상 대부분의 일중독자들은 다음과 같은 특징이 있다.

 

<일중독자들은....> 1. 일하는데 시간을 좀 더 많이 내려고 고민한다. 2. 처음 생각한 것보다 더 많이 일하게 된다. 3. 죄책감, 불안, 무기력, 우울증 같은 감정을 없애려고 일한다. 4. 다른 사람들이 일을 좀 줄이라고 하지만 별로 신경 쓰지 않는다. 5. 일을 못하게 하면 스트레스가 된다. 6. 일을 하느라 취미, 여가활동, 운동은 뒷전이다. 7. 너무 일을 많이 해서 건강에 해로운 영향을 미친다. 출처: 텔레그라프(영국), 2012.04.24

현대인은 삶에 있어서 직장인 이외에 다양한 역할(Role)을 수행해야 한다. 이러한 역할을 잘 할 수 있도록 도와주는 것이 바로 시간관리이다. 시간관리를 잘 한다면 직장에서 일을 수행하는 시간을 줄이고, 일과 가정, 혹은 자신의 다양한 여가를 동시에 즐길 수 있게 된다.

 

● 생산성을 높일 수 있다.

오늘날 글로벌 경제는 급속한 기술의 발달에 따라 누가 먼저 신기술 혹은 성과를 창출하느냐에 따라 기업의 존립여부가 결정되는 사활을 건 경쟁이 더욱 치열해지고 있다. 이에 따라 기업들은 심각하면서도 때때로 가혹한 내핍 경영에 몰두하지 않을 수 없는 상황이다. ‘구조조정’, ‘인원 감축’ 같은 용어도 일상화 되었으며, 이러한 분위기에서 생산성의 중요성은 더욱 강조되고 있다. 생산성을 산출하는 것에 있어서 ‘Input’은 ‘Output’을 생산하는데 투입되는 시간을 포함한 모든 자원을 의미한다. 그리고 ‘Output’은 일종의 획득된(captured) 시간, 즉 결과의 형태를 띠는 시간이다.

산업심리학 분야에서는 오래전부터 조직의 관리자들이 그들에게 주어진 시간 중 30%만을 효율적으로 사용하고 있다는 주장이 제기되어 왔다. 예를 들어, 한 조사결과에 따르면 일반 기업체의 관리자들은 전화 한 통화당 6분 정도를 사용하는데, 그들은 자신들이 통화 중 나누었던 구체적인 내용들은 2분 정도면 요점을 충분히 전달할 수 있는 내용들이라고 결론을 내렸다. 그리고 지속적인 비교를 통해서 통화 시간을 기존의 절반인 3분 정도로 줄였더니 생산성이 2배로 늘면서 부족한 자원인 시간을 아낄 수 있었다고 한다.

이처럼 개인이나 조직의 입장에서 시간은 매우 한정된 자원 중에 하나이다. 따라서 시간을 적절히 관리하여 효율적으로 일을 하게 된다면 생산성 향상에 크게 도움이 될 수 있을 것이다.

 

 

● 내가 바라던 목표를 달성할 수 있다.

목표가 없으면 인생은 의미가 없다. 또한 시간이 없으면 아무리 간단한 목표도 이룰 수 없다. 자신 혹은 조직이 바라는 목표의 성공적인 달성과 시간관리의 관계는 우리에게 획기적인 문제 해결의 돌파구를 제공해준다.

목표는 좀 더 훌륭한 결과를 얻을 수 있도록 스스로에게 동기를 부여하는 매우 강력한 방법이자 수단이다. 그러나 시간을 들이지 않고서 까다로운 목표를 성취한 사람은 없다. 이처럼 목표에 매진할 시간을 갖도록 하는 것이 시간관리의 역할이다.

목표를 성취하기 위해서는 시간이 필요하고, 시간관리와 관련된 중요한 걸 얻기 위해서는 목표가 필요하다. 목표의 설정과 시간관리의 관계는 성공적인 시간관리를 위한 매우 중요한 요인이다.

 

 

다음은 직장에서 발생할 수 있는 시간낭비 요인을 리스트 한 것이다.

 

<직장에서는...> ▸목적이 불명확하다. ▸여러 가지 일을 한 번에 많이 다룬다. ▸1일 계획이 불충분하다. ▸서류정리를 하거나 서류를 숙독한다. ▸불필요한 스마트폰이나 컴퓨터 사용 ▸조정부족, 팀웍의 부족 ▸예정외의 방문자가 많다. ▸불완전한 정보, 정보의 지연 ▸일을 끝내지 않고 남겨둔다. ▸긴 회의 ▸커뮤니케이션 부족 또는 결여 ▸일을 느긋하게 하는 성격 ▸기다리는 시간이 많다. ▸권한위양을 충분히 하지 않고 있다.

▸우선순위가 없이 일을 한다. ▸장래의 일에 도움이 되지 않는 일을 한다. ▸게으른 성격, 책상 위는 항상 번잡하다. ▸부적당한 파일링시스템 ▸일에 대한 의욕부족, 무관심 ▸전화를 너무 많이 한다. ▸‘No’라고 말하지 못하는 성격 ▸극기심의 결여 ▸소음이나 주의를 흩트리는 경우 ▸회의나 타협에 대한 준비 불충분 ▸잡담이 많다. ▸모든 것에 대해 사실을 알고 싶어 한다. ▸초조하고 성질이 급하다. ▸권한위양한 일에 대한 부적절한 관리